Sistema di comunicazione di massa in tempo reale

SISTEMA DI COMUNICAZIONE MASSIVA IN TEMPO REALE

La comunicazione massiva

Un sistema di notifica massiva è uno strumento di comunicazione di tipo “broadcast” e “multi-canale” che consente di raggiungere un qualsiasi numero di persone immediatamente, con il minimo sforzo da parte dell’addetto all’invio.

 

Un sistema di notifica massiva rappresenta uno strumento di comunicazione fondamentale quando è necessario fornire informazioni time-sensitive, ossia la cui utilità è legata alla velocità con cui arrivano al destinatario. Per questo è un mezzo di decisiva efficacia durante e dopo le operazioni nelle situazioni di emergenza.

 

Al di là del caso evidente delle situazioni di emergenza, la comunicazione massiva migliora decisamente l’efficienza operativa di un’organizzazione se implementata per le comunicazioni aziendali di routine o le informazioni pubblicitarie. Alcuni esempi comuni includono: avvisi agli addetti ad una linea di produzione a ad un cantiere su cambiamenti di procedure o, addirittura, dei tempi di consegna; notifiche ai dipendenti su modifiche al regolamento aziendale; notifiche in tempo reale di allarmi, guasti, blocchi al personale tecnico di utilities (energia elettrica, gas, acqua) o altre reti, incluse quelle di trasporto (frane, incidenti) o quelle per le telecomunicazioni.

 

I pochi esempi sintetizzano un aspetto importante: una comunicazione tempestiva ed efficace ai dipendenti ed agli utenti di un’organizzazione è sempre più importante e può fornire un vantaggio competitivo sul mercato. Al contrario, l’incapacità di comunicare in modo rapido ed efficiente con il proprio personale può avere drammatiche conseguenze negative.

Comunica con chi vuoi, dove vuoi e come vuoi

Il sistema di notifica massiva si basa sull’utilizzo della piattaforma Unified Communication realizzata con l’apparato MajorNet che consente, all’operatore addetto all’invio delle notifiche, di accedere in modo conveniente e sicuro a tutti i servizi di comunicazione, posta elettronica, messaggistica immediata e molto altro ancora, da qualsiasi piattaforma, browser Web o dispositivo. La configurazione dei servizi è accessibile tramite un’intuitiva interfaccia di amministrazione.

 

E’ opportuno osservare che il sistema viene costruito sulla base di interfacce d’utente standard verso le reti pubbliche (telefonica, mobile, Internet); ciò consente di utilizzare operatori diversi, con infrastrutture che possono essere duplicate in siti diversi e distanti, in modo da ottenere una alta affidabilità, autonoma e ridondata non solo nei sistemi ma anche nelle reti di accesso. Con questa premessa si comprende che il sistema può essere utilizzato sia come servizio, cioè come web application esercita ed offerta da una struttura esterna, che come sistema proprio, in uso esclusivo e riservato.

 

Un set di API (application programming interfaces) completa le funzioni del sistema, ad esempio per geo-referenziare e localizzare destinatari di notifiche (anche grazie all’utilizzo che essi fanno delle specifiche APP) e di altri tipi di risorse ad essi collegate.

 

Il destinatario di una notifica può essere costituito da un singolo individuo o da un gruppo di individui (ad esempio i cittadini di un territorio); i nominativi possono essere già censiti e configurati sul sistema, o immessi estemporaneamente nelle specifiche schermate web di accesso al sistema.

 

Il sistema di notifica massiva è ‘multicanale’: i canali di notifica possono essere i seguenti.

  • Email – Possono essere inviate email massive sia a caselle ordinarie che di posta elettronica certificata (PEC), con o senza ricevuta di ritorno. La composizione delle email di notifica può avvenire anche attraverso una schermata web del sistema, che consente l’accesso a diversi modelli di composizione (template) che possono essere di tipo testuale, html o misti.
  • SMS – Possono essere trasmessi direttamente su rete mobile, e senza supporto particolare dell’operatore, sia SMS ordinari che di lunghezza estesa, a seconda della configurazione, con possibilità di gestire la ricevuta di ritorno di notifica della consegna oltre che un eventuale sms di risposta dell’utente. Gli SMS possono essere trasmessi contemporaneamente su reti mobili di operatori diversi, al fine di accrescere il parallelismo di trasmissione (e quindi il numero di messaggi trasmessi per minuto) ed aumentare la robustezza del sistema senza avere i vincoli di uno specifico operatore mobile.
  • Fax – Possono essere inviati fax massivi sulla base di modelli pre-inseriti nel sistema o immessi estemporaneamente nel sistema ed accompagnati o meno da pagine di copertina (cover page). Prima di decretare l’errore di consegna, il sistema può eseguire un numero configurabile di tentativi di trasmissione.
  • Messaggi vocali – possono essere trasmessi messaggi vocali via telefono o via sistemi radio (es. VHF, UHF, etc.), tramite specifici interfacciamenti. I messaggi possono essere preregistrati o ottenuti da testo scritto, con il modulo di sintesi vocale (text to speech).
  • APPs per smartphone e tablet – Sono disponibili APPs per smartphone e tablet per ricevere notifiche ed inviare segnalazioni a sistema, secondo specifici profili di caratterizzazione dell’APP. Laddove l’APP è utilizzata per inviare segnalazioni a sistema, essa è in grado di geo-referenziare la segnalazione, in modo da localizzare l’utente.

Progressione e notifica di una comunicazione

Le informazioni inviate tramite il sistema di notifica massiva possono essere inoltrate secondo una catena di comunicazioni che progredisce in base un piano completamente configurabile (escalation) e che viene interrotta solo quando il destinatario esplicitamente notifichi la ricezione della comunicazione. Ad esempio la catena può consistere in un primo invio di un SMS, se non c’è conferma di ricezione in una successiva email, e se non c’è conferma nell’invio dello stesso messaggio ad un ulteriore destinatario di pari grado e funzione o superiore in grado e funzione, e così via, fino ad una notifica di conferma di ricezione, o al consolidamento in notifica inesitata.

 

Tutti gli stati della comunicazione vengono tracciati (memorizzando data ed ora, operatore, destinatario di notifica, etc.); gli operatori abilitati possono consultare lo storico delle tracciature.

Caso applicativo - Integrazione dei dispacci nei servizi della Protezione Civile

Un sistema di comunicazione massiva risulta strumento significativo ed utile ad assolvere a tutte quelle funzioni di previsione, prevenzione e gestione delle emergenze, in modo continuativo 365/H24, in situazioni normali o per la gestione dell’emergenza.

 

I dispacci, infatti, costituiscono un elemento decisivo per la Protezione Civile nella gestione ed organizzazione di processi, interventi e comunicazioni, soprattutto se introdotti in una piattaforma di lavoro “multi-canale” condivisa e pro-attiva che integri e-mail, fax, sms e telefonia VoIP fissa e mobile: tutto il patrimonio informativo composto da anagrafiche del personale specializzato, cittadini dell’intero territorio nazionale, dati di contatto, documenti, agende, materiali, ecc, viene condiviso in tempo reale da tutti gli operatori che sono interessati dall’emergenza o che collaborano ad un’iniziativa. L’inoltro di dispacci diventa uno strumento indispensabile per coordinare le organizzazioni (istituzionali – es. Prefetture, VVFF, CFS, Comuni, Province, Regioni ed altre Amministrazioni – e di volontariato), predisporre i programmi di intervento e comunicare gli stessi ai cittadini coinvolti nelle emergenze.

La piattaforma di gestione dispacci consente di inviare messaggi di testo semplicemente cliccando sui destinatari (selezionabili attraverso filtri sintetici) o su gruppi di destinatari (selezionati ad esempio in base alla provincia di appartenenza).

Conclusioni

I principali vantaggi della comunicazione massiva rispetto ai metodi convenzionali di comunicazione sono:

  • Efficacia. La distribuzione delle informazioni con metodi convenzionali (ad esempio via radio o televisione) può raggiungere un gran numero di persone, ma non c’è alcuna garanzia che gli intervistati intendano effettivamente sentire o vedere il messaggio. Inoltre, non è presente un meccanismo di feedback che permette al mittente del messaggio di sapere se l’informazione è stata regolarmente notificata. Un sistema di mass notification, al contrario, è altamente efficace e garantisce l’avvenuta ricezione del messaggio.
  • Costi ridotti. La comunicazione massiva presenta contenuti costi di installazione del sistema e bassi costi di messa in esercizio ogni volta che si desidera inviare una notifica. Mezzi di comunicazione convenzionali richiedono, invece, sostenuti costi per ogni notifica inviata. L’abbattimento dei costi è altresi garantito dal tempo, pressoché inesistente, che l’addetto all’invio deve spendere per utilizzare il sistema.

 

 

Gli scenari applicativi di un sistema di notifica massiva sono i più disparati:

  • Avvisi Emergenze: avvisi inoltrati a dipendenti delle protezioni civili, volontari e cittadini durante e dopo le emergenze.
  • Comunicazioni ai cittadini: informazioni rivolte ai cittadini da parte delle pubbliche amministrazioni su orari degli uffici, eventi, disservizi, ecc…
  • Notifiche ai dipendenti aziendali: comunicazioni aziendali di qualunque tipo.
  • Informazioni pubblicitarie: le notifiche possono essere informazioni pubblicitarie.

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