Comunicazione di massa in tempo reale
Un sistema di Mass Notification è uno strumento di comunicazione di tipo “broadcast” che consente di raggiungere un qualsiasi numero di persone immediatamente e con il minimo sforzo da parte dell'addetto all'invio.
La comunicazione di massa è parte integrante dei mezzi di comunicazione di un’organizzazione. Anche se questi sistemi sono comunemente associati all’uso che ne viene fatto durante e dopo le emergenze, la comunicazione di massa migliora decisamente l'efficienza operativa di un'organizzazione se implementata in operazioni lavorative quotidiane. Alcuni esempi comuni includono: avvisi ad operai di una catena di montaggio su cambiamenti nei tempi di consegna; notifiche ai dipendenti su modifiche al regolamento aziendale; notifica in tempo reale al personale tecnico di un problema di connessione internet.
I pochi esempi sintetizzano un aspetto importante: una comunicazione tempestiva ed efficace ai dipendenti di un’organizzazione è sempre più importante e può fornire un vantaggio competitivo sul mercato. Al contrario, l'incapacità di comunicare in modo rapido ed efficiente con il proprio personale può avere drammatiche conseguenze negative.
Un sistema di notifica di massa rappresenta un mezzo di comunicazione efficace quando è necessario fornire informazioni time-sensitive in una situazione di emergenza ma porta numerosi benefici in una serie di scenari applicativi, anche di “non emergenza”, come possono essere le comunicazioni aziendali di routine.
Il sistema di Mass Notification basato sull'utilizzo degli apparati MajorNet funziona nel modo seguente.
1. Impostazione contatti e preferenze. La configurazione iniziale del sistema prevede che le informazioni sui contatti e le modalità di comunicazione siano memorizzate in un database. I contatti possono essere raggruppati per funzione/mansione o altri parametri. L'addetto all'invio della notifica può decidere molto facilmente e rapidamente se contattare tutte le persone nel database o solo un gruppo.
2. Creazione messaggio vocale e/o messaggio di testo. Quando la notifica è richiesta o, in caso di notifiche predefinite, durante la prima configurazione del sistema, un individuo autorizzato crea un messaggio da distribuire ad un gruppo o una selezione di contatti nel database. La comunicazione può includere un messaggio vocale e/o un messaggio di testo e può prevedere una richiesta di notifica di avvenuta ricezione dell’informazione.
3. Consegna messaggio e generazione report. Durante la notifica, il sistema contatta ogni individuo nell'elenco destinatari fino all’avvenuta consegna. Un rapporto indicante le statistiche della consegna può essere generato in tempo reale.
I principali vantaggi della comunicazione di massa rispetto ai metodi convenzionali di comunicazione sono:
1. Efficacia. La distribuzione delle informazioni con metodi convenzionali (ad esempio via radio o televisione) può raggiugnere un gran numero di persone, ma non c'è alcuna garanzia che gli intervistati intendano effettivamente sentire o vedere il messaggio. Inoltre, non è presente un meccanismo di feedback che permette al mittente del messaggio di sapere se l'informazione è stata regolarmente notificata. Un sistema di mass notification, al contrario, è altamente efficace e garantisce l'avvenuta ricezione del messaggio.
2. Costi ridotti. La comunicazione di massa presenta contenuti costi di installazione del sistema e bassi costi di messa in esercizio ogni volta che si desidera inviare una notifca. Mezzi di comunicazione convenzionali richiedono, invece, sostenuti costi per ogni notifica inviata. L'abbattimento dei costi è altresi garantito dal tempo, pressoché inesistente, che l'addetto all'invio deve spendere per utilizzare il sistema.
Gli scenari applicativi di un sistema di mass notification sono numerosi:
- Avvisi Emergenze: avvisi inoltrati a dipendenti delle protezioni civili, volontari e cittadini durante e dopo le emergenze;
- Comunicazioni ai cittadini: informazioni rivolte ai cittadini da parte delle pubbliche amministrazioni su orari degli uffici, eventi, disservizi, ecc..;
- Notifiche ai dipendenti aziendali: comunicazioni aziendali di qualunque tipo.
- Informazioni pubblicitarie: le notifiche possono essere informazioni pubblicitarie.
