Dematerializzazione della corrispondenza
Nell'ambito dei servizi volti all'efficienza e alla semplificazione dei processi interni, rivolti alle aziende e alle pubbliche amministrazioni, si colloca la dematerializzazione dei documenti cartacei. La facilità con la quale i documenti cartacei vengono stampati e duplicati nei moderni sistemi di gestione documentale ha infatti generato una situazione in cui si produce quantitativi esagerati di carta e in cui l’archiviazione della documentazione diventa un problema sempre più evidente, con impatti negativi sia sugli aspetti legati alle garanzie giuridiche che su quelli logistici ed economici.
"Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, a cui la normativa statale ormai riconosce pieno valore giuridico." (DigitPA)
La gestione in ambiente informatico della mole di documentazione che quotidianamente le amministrazioni pubbliche, gli enti e le imprese producono offre grandi prospettive in termini di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa e consente allo stesso tempo di abbattere gli sprechi e di moltiplicare i risparmi. Le recenti evoluzioni normative consentono, infatti, alle aziende rilevanti vantaggi in termini di risparmio di costi e di maggiore efficienza organizzativa attraverso la gestione digitale dei dati aziendali. La riduzione dei tempi di gestione e dell'evasione delle pratiche, la velocità nel recupero delle informazioni sono solo alcuni dei numerosi vantaggi che la dematerializzazione cartacea è in grado di offrire.
Questo passaggio tuttavia avviene ancora con una certa difficoltà, a causa di una serie di problematiche sia di natura sia normativa che tecnica, problematiche che richiedono riflessione comune e coordinamento da parte di tutti i soggetti che partecipano all’azione amministrativa e alla gestione dei documenti da un lato, ed efficienti strumenti tecnologici dall'altro.
La piattaforma MajorNet, grazie alle funzionalità di MajorMAIL e MajorFAX, consente di avere a disposizione tutti gli strumenti tecnologici per portare nella proprio azienda l'innovazione della dematerializzazione ed apprezzare i benefici che da essa conseguono.
La dematerializzazione della corrispondenza nella Pubblica Amministrazione
Il processo di innovazione e riforma della Pubblica Amministrazione (PA) in atto prevede una forte semplificazione amministrativa e strutturale, con particolare attenzione alle possibilità di innovazione nei servizi, grazie soprattutto alle grandi opportunità di comunicazione tra amministrazioni e cittadini garantite dalle tecnologie informatiche.
Ai fini di una evoluzione della gestione dell’attività amministrativa pubblica verso una PA Digitale, la dematerializzazione della documentazione assume un ruolo la cui centralità è resa evidente dal fatto di essere uno dei temi centrali del Nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale (D.L. n. 235, dicembre 2010 pubblicato sulla G.U. del 10 gennaio 2011, n. 6) e di essere compresa tra gli obiettivi del Piano e-Government 2012.
Corrispondenza in arrivo
In un efficiente sistema di automazione della corrispondenza è importante innanzitutto definire quale corrispondenza si vuole gestire con il sistema proposto.
Si potrebbe ad esempio voler protocollare ed archiviare:
- la posta elettronica ordinaria ricevuta all'indirizzo Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. ;
- la posta elettronica certificata ricevuta all'indirizzo Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. ;
- i Fax ricevuti a numeri predefiniti
La posta elettronica ordinaria, la posta elettronica certificata, i fax e, se desiderato, la posta cartacea, sono protocollati e archiviati tramite il sistema di automazione della corrispondenza. Le procedure da seguire per gestire ciascun tipo di corrispondenza in arrivo sono riassunte nella seguente immagine.
Le email e le pec ricevute sono gestite automaticamente dal sistema MajorMAIL. Il personale abilitato alla visualizzazione delle email può consultarle via web ma non ha la necessità di compiere alcuna azione su di esse: il numero di protocollo interno viene automaticamente preposto all'oggetto della email. I fax ricevuti sono gestiti automaticamente dal sistema MajorFAX. Il personale addetto può consultare tali fax via web. Ogni volta che viene ricevuto un fax ad uno dei numeri ufficiali, viene generata una riga nel registro elettronico contenente il numero di protocollo e il riferimento all'identificativo del fax ricevuto. La gestione della posta cartacea prevede la scansione del documento in un file in formato pdf e l'inserimento del documento nel sistema di gestione documentale. Ogni volta che un documento viene caricato nel sistema, viene generata una riga nel registro elettronico contenente il numero di protocollo e il riferimento all'identificativo del documento caricato.
Tutta la corrispondenza in arrivo viene archiviata in una mailbox predefinita (es: protocollo.in) che rappresenta il registro elettronico della corrispondenza in arrivo e, simultaneamente, inviata al dirigente il quale la consulta tramite webmail e la inoltra all'indirizzo email dell'ufficio di competenza.
Corrispondenza in uscita
Nella gestione della corrispondenza in uscita, il dirigente riceve via email, dai vari uffici di competenza, i documenti ufficiali da inviare all'esterno dell'organizzazione, consulta i messaggi tramite la webmail e, qualora siano considerati validi per l'invio, li inoltra al personale predisposto all'invio (es: l'ufficio protocollo). Le email, catalogate e inviate, vengono archiviate in una mailbox predefinita (es: protocollo.out) che rappresenta il registro elettronico della corrispondenza in uscita. Nel caso di posta cartacea, è necessario convertire mediante una stampante software il documento ricevuto in un file in formato pdf, inserire il file nel sistema di archiviazione documentale, stampare e inviare il documento. Il flusso della corrispondenza in partenza gestito dal sistema proposto, è illustrato nella seguente immagine.
Se da un lato la gestione elettronica della corrispondenza fornisce indubitabili vantaggi in termini di risparmio di carta, di velocità e controllo dei processi e di diminuzione dei costi per le amministrazioni e le imprese, la dematerializzazione e più in generale l'innovazione tecnologica devono essere declinate rispetto alle diverse esigenze della Pubblica Amministrazione e costituire un qualificante strumento di efficienza, di trasparenza e soprattutto di efficacia nei confronti del cittadino.
