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MajorFAX - La gestione dei fax integrata

Il fax e' ad oggi tra i mezzi di comunicazione piu' utilizzati, nonostante l'inarrestabile diffusione dell'e-mail.

Negozi, studi e micro-attivita' in generale ne prediligono l'uso per la grande comodita'; molti ne apprezzano il valore di documento "ufficiale" che gli viene attribuito. A pieno diritto, anche nelle organizzazioni piu' "digitalizzate", il fax deve essere considerato tra i principali strumenti di corrispondenza e, come tale, gestito con grande attenzione.

L'automatizzazione dei processi basati sulla carta e' una delle leve principali per migliorare la soddisfazione dei clienti, i rapporti con i fornitori, l'efficienza, riducendo nel contempo i costi operativi.

MajorFAX risulta in quest'ottica un elemento chiave, che facilita il raggiungimento dell'innovazione organizzativa, grazie alla possibilita' di essere razionalmente interfacciato ed integrato con sistemi informativi ERP (ad una frazione marginale del loro costo) oppure con sistemi di trattamento automatico di documenti (dalle fotocopiatrici con funzioni di "scan-to-mail" a sofisticati sistemi di archiviazione ottica).

L'interfaccia web

MajorFAX permette una completa ed efficiente gestione di fax tramite interfaccia web, in modo completamente integrato con il sistema di posta elettronica: e-mail notificano la ricezione o la trasmissione di fax, consentendone anche lo smistamento automatico.

Tra le varie funzionalità, c'è anche quella che permette di gestire una rubrica con i numeri di fax, in modo tale da associare ad ognuno di loro un Commento/Descrizione; così sarà possibile individuare a colpo d'occhio i mittenti dei fax ricevuti.

I formati di files utilizzabili per l'invio da MajorFax sono formati grafici o testuali quali:

• PDF (Portable Document Format);
• PS (PostScript);
• TIF (Tagged Image Format) equivalente al formato nativo fax Gruppo 3 compresso;
• TXT (Text Format).

Utenti Abilitati

L'invio dei fax puo' essere schedulato secondo necessita'; con un solo invio e' possibile trasmettere fax ad un gran numero di utenti.

Gli utenti abilitati della rete MajorNet possono inviare fax direttamente dalla loro postazione compilando una pagina web, tramite l'invio di una e-mail o in FTP (File Transfer Protocol).

Inviare un fax con MajorFAX

Per usare MajorFAX, pertanto, NON è necessario alcun software aggiuntivo sui PC client. Inoltre è possibile produrre documenti dagli applicativi più disparati (es. Excel ed Autocad) ed inviarne contemporaneamente tutti i risultanti prodotti con un solo fax, cosa molto difficile da ottenere da un sistema fax impostato come "pseudo-printer" di Windows.

E' possibile "commentare" l'invio del fax, aggiungendo una nota che risulti utile per il reperimento del fax stesso una volta archiviato. Oltre a ricevere egli stesso per e-mail l'esito dell'invio, chi invia il fax può
richiedere notifica automatica ad altri, indicandone l'e-mail. Una pagina di copertina, oltre ad accompagnare la trasmissione di un documento, può essere usata da sola per comunicare brevi note via fax.

Ricevere e archiviare con MajorFAX

MajorFAX riceve i fax in modalità centralizzata e consente di smistarli ai vari destinatari in maniera automatica. Tutti i fax inviati e ricevuti possono essere archiviati, riproducendo - ad es. su un cdrom o su un dvd - le stesse pagine web di accesso al fax disponibili sul sistema attivo (con tutte le specifiche informazioni: data, ora, commento, utente, ecc.).

Con l'opzione MajorFAX Plus è possibile predisporre formati tipografici, cioè modelli, che verranno applicati, in "filigrana", ai fax trasmessi. Inoltre, avendo le dovute autorizzazioni, e' possibile:

• gestire la messaggistica fax in modo integrato e complementare alla posta elettronica
• costruire sistemi di messaggistica automatica per distribuire informazioni istituzionali, marketing, di pubblica utilita', di protezione civile, ecc.
• interfacciare MajorFAX a sistemi esterni (quali CRM, database, AS400, ecc.).

Funzionalità read-only

Con configurazioni di fabbrica (non alterabili dagli amministratori di sistema) MajorFAX puo' essere richiesto 'read-only', così che non sia possibile cancellare documenti trasmessi o ricevuti, e quindi utilizzato come sistema di protocollo automatico (DPR 428/98 e DPCM 31/10/2000).

Ma è possibile configuare anche la funzionalità opposta: utenti o numeri di telefono possono essere configurati in modo che MajorFAX non mantenga memoria dei fax trasmessi o ricevuti.

Caratteristiche tecniche principali

• Interfacce analogiche: da 1 a 4
• ISDN BRI: da 1 a 4
• ISDN PRI (fino a 30 fax contemporanei)
• Indipendenza dal sistema operativo sulle postazioni utente
• Completa integrazione con MajorNet e con la maggior parte dei mail server
• Completa integrazione con MajorTEL ed altri centralini telefonici
• Possibilita' di utilizzo e di gestione da remoto
• Interfaccia web consolidata ed intuitiva, anche in italiano
• Statistiche su fax inviati e su fax ricevuti
• Archiviazione dei fax inviati e ricevuti.